举办国际会议需要提交的材料（共9个文件）：

文件1 《举办国际会议情况表》（一式两份）
文件2 《在华举办国际会议申报表一、二》（一式两份，如有台湾地区代表参会，一式三份报市台办）
文件3  举办国际会议的可行性报告
文件4 《日程安排》：内容包括：时间，具体议题等。
文件5 《会议安全应急方案》
文件6 《经费预算》（如申请财政拨款，请提供详细经费预算表及财政局批复）
文件7 举办本次会议的相关背景材料
文件8 《参会境外人员及台湾人员简历》：
            内容包括：姓名，国籍，工作单位，职称等。
文件9 《在华举办国际会议反馈表》
文件10 《会议总结》：请会议结束后15日内提交会议总结

申报国际会议大概流程：
一、在我校举办的国际会议，主办或承办单位原则上需提前三个月申报，请持《举办国际会议情况表》经科技处审批并备案后报送国际交流合作处。
二、由国际交流合作处审查通过后，报主管校领导审批。
三、经主管校领导批准后，由国际交流合作处报送市科委或市外办等上级主管部门审批、备案。
四、上级主管部门批文下达后，主办单位开始发送会议通知并办会。
五、会议结束后十五日内，提交会议总结及相关图片至国际交流合作处。